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Die Daten eines Benutzers werden in einer sogenannten Mailbox gespeichert. Die Größe dieser Mailbox ist standardmäßig auf 10 GB limitiert. Das Limit kann jederzeit nach Rücksprache mit dem Support verändert werden. Ein Limit wird absichtlich auf Mailbox-Ebene gesetzt, um im Fehlerfall zu verhindern, dass eine Mailbox so groß wird, dass die Festplatten volllaufen. Dies hätte dann (gewollt oder ungewollt) Einfluss auf die gesamte Umgebung, was somit leicht verhindert werden kann.
Bei der Abrechnung einer Mailbox wird allerdings nur der Platz berechnet, der auch tatsächlich verwendet wird.

Beim Exchange-Hosting erhält jeder Benutzer neben seiner Mailbox eine zusätzliche persönliche Archiv-Mailbox, womit die E-Mail-Archivierung unterstützt wird. Es können nun wichtige Informationen über einen längeren Zeitraum aufbewahrt und aufgefunden werden. Der Zugriff auf die Archiv-Mailbox erfolgt ausschließlich online, d.h. die Daten werden nicht auf dem Client zwischengespeichert. Dadurch wird das aktive E-Mail-System stark entlastet und zusätzlich müssen auf Client-Seite weniger Daten vorgehalten werden, da der Client-Cache minimiert wird. Durch die zentrale Bereitstellung der Archivierung müssen auf Client-Seite keine Archive verwaltet werden und es kann jederzeit von jedem Endgerät auf das Archiv zugegriffen werden. Im Folgenden Outlook 2010 und OWA im Vergleich:

Der Zugriff auf das persönliche Archiv von einem anderen Benutzer ist grundsätzlich nicht möglich. Über sogenannte Aufbewahrungs- und Archivierungsrichtlinien kann festgelegt werden, wann E-Mails aus dem persönlichen Postfach automatisch in das persönliche Archiv verschoben werden. Dabei wird die Ordner-Hierarchie selbstverständlich beibehalten. Die Größenbeschränkung der Archiv-Mailbox wird unabhängig von der eigentlichen Mailbox eingestellt und beträgt standardmäßig 50 GB. Auch dieses Limit kann selbstverständlich jederzeit nach Rücksprache mit dem Support verändert werden.

Die Mailbox eines Benutzers wird in zwei Teile gegliedert: Zum einen sind dies die üblichen Objekte wie Posteingang, Gesendete Elemente, Kalender und Kontakte. Zum anderen befindet sich in der Mailbox der Dumpster (Version 2.0). In diesem werden unter anderem alle gelöschten Elemente abgespeichert. Zusätzlich werden verschiedene Versionen eines Objektes gespeichert und auch die Protokolleinträge finden hier Platz.
Der Dumpster 2.0 wird häufig auch Wiederherstellungsordner genannt. Der Speicherplatz des Dumpster wird unabhängig von der Größe der Mailbox (wie unter Speicherplatzlimit und Speicherplatzberechnung beschrieben) angelegt – die Standardgröße beträgt 30 GB.

Einem Benutzer wird grundsätzlich eine Exchange-Mailbox zugewiesen. Diese besteht aus den Standardordnern (z.B. Posteingang, Kalender, Kontakte usw.), dem persönlichen Archiv und dem Dumpster 2.0.

Mailbox:

Damit ältere E-Mails nicht von Hand in das Archiv verschoben werden müssen, stellt das Exchange-System mehrere Richtlinien zur Verfügung, um diesen Prozess zu automatisieren.

Grundsätzlich werden E-Mails nach 6 Monaten automatisch ins Archiv verschoben. Der Benutzer kann zusätzlich für jeden Ordner und zusätzlich für jede E-Mail eine andere persönliche Richtlinie festlegen. In der Standard-Konfiguration kann zwischen „nach 30 Tagen ins Archiv verschieben“, „nach einem Jahr ins Archiv verschieben“ und „nach fünf Jahren ins Archiv verschieben“ ausgewählt werden. Weitere Richtlinien können nach Rücksprache mit dem Sehen-Design-Support-Team umgesetzt werden.

Um die Richtlinie für einen Ordner zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und dann auf „Eigenschaften“. Im dann erscheinenden Fenster wählen Sie den Reiter „Richtlinie“ und dann können Sie die entsprechende Richtlinie festlegen. Um die Richtlinie für eine E-Mail zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese und wählen im dann erscheinenden PopUp den Eintrag „Richtlinie zuweisen“ und wählen anschließend die gewünschte Richtlinie aus.